一、当前档案安全工作的基本情况

　　（一）汶川地震档案部门抗震救灾和恢复重建工作取得重大胜利。

　　2008年5月12日我国发生的汶川大地震，对当地及周边地区档案馆建筑造成巨大破坏，大量档案被掩埋。大地震对档案部门造成的灾害，其破坏之严重、范围之广、恢复重建难度之大都是历史罕见的。
　　地震发生后，令计划同志就档案部门抗震救灾工作及时作出重要批示。在各级党委、政府的领导下，全国各级档案部门迅速行动，积极投入档案抢救和馆库恢复重建，努力把地震对档案造成的损失降至最低程度。共抢救被埋档案和转移档案近110万卷，绝大部分受损档案得到及时抢救，一批处于极度危险环境的档案得到安全转移。因灾受损北川档案的抢救修复工作，在有关各方的大力支持下，先后攻克了低温冷冻、真空干燥、消毒灭菌、修复整理、数字化处理等技术难题，完成抢救修复严重受损档案3万多卷，并及时进行数字化加工，填补了大规模应急处置严重霉变和污损档案的空白，成为新中国成立以来规模最大、难度最大的档案抢救修复工作的成功案例，这也是档案部门处理突发事件，集中全国技术优势大批量抢救受灾档案的重大实践。

　　我们还积极争取把灾区档案馆恢复重建工作纳入国家灾后恢复重建总体规划，组织全国档案部门开展对口援建。经过多方争取，共有41个灾区档案馆建设项目被列入国务院批准的《汶川地震灾后恢复重建总体规划》，四川省档案馆灾后恢复重建项目也被省发展改革委列入《四川省汶川地震灾后恢复重建年度计划》，其中一些已在建设之中。这是新中国成立后档案馆恢复重建首次被整体列入国家的灾后恢复重建计划，并全面得到恢复重建。

　　（二）档案安全专项督查工作全面展开。

　　令计划同志高度重视档案安全督促检查工作，2008年7月，在听取国家档案局中央档案馆关于档案安全情况的汇报后，对加强档案安全督查工作作出了重要指示。为更好地做好安全督查工作，国家档案局在政策法规研究司设置法规督查处，建立了由业务部门骨干组成的档案督查员队伍，组织开展以档案安全督查为主要内容的档案工作重大专项督查。并于2008年和2009年连续组织开展了对全国各省、自治区、直辖市和计划单列市档案馆的安全督查工作。主要包括：国家重点档案抢救和保护情况；档案库房安全制度执行情况和库房安全设施现状；档案保管情况，包括案卷目录与实际排架、卷内目录与卷内文件是否一致，档案原件经缩微或数字化加工后是否仍继续提供利用等。2009年还增加了对各档案馆执行《档案馆建筑设计规范》和《档案馆建设标准》情况的督查内容。各省、自治区、直辖市也组织开展了档案安全督查。档案安全专项督查的开展，进一步推动了档案安全工作。

　　  （三）国家重点档案抢救和保护工作积极推进。

　　国家档案局始终把做好国家重点档案抢救和保护工作作为档案保护工作的重点来抓。从2006年起，中央财政每年投入经费近亿元，用于国家重点档案的抢救和保护工作。在中央财政继续加大对国家重点档案抢救和保护工作支持力度的同时，地方政府也投入相应的资金，一些地方还争取到专项经费用于本地区的国家重点档案抢救和保护工作，这些举措对国家重点档案抢救和保护工作的顺利进行起到了积极的推动和促进作用。截至2008年底，已完成抢救修复档案830万卷。一大批国家重点档案特别是濒危档案得到了及时抢救修复和有效保护，最大限度地延长了档案寿命。

　　（四）电子文件和重要档案备份工作稳步实施。

　　2002年，国家档案局发布《全国档案信息化建设实施纲要》，明确提出了加强档案信息安全保障体系建设的具体要求。为了确保档案实体安全和信息安全，国家档案局2008年进一步要求各级国家档案馆通过建立异地备份库等形式，对本级重要档案及电子文件实行异地备份，对重要的电子文件并要实行异质备份，确保电子文件的长期可读，确保档案信息的绝对安全。各地档案部门高度重视，精心组织，积极谋划，相继建立了电子文件中心或电子文件备份中心，开展电子文件管理工作，认真做好电子文件异质备份和重要档案异地备份工作。到今年3月，全国副省级市以上国家档案馆异地备份结对工作已全面完成，47家档案馆全部结为对子，互为对方实施档案异地备份，馆际互备工作已全面启动实施。

　　 （五）档案安全科研工作成果显著。

　　国家档案局高度重视通过加强科研工作为提高档案安全能力提供技术支撑，在编制科研项目立项指南时注意将科研工作向档案安全、档案保护等基础研究领域引导。2000年来，国家档案局组织科研课题400余项，涉及档案保护及安全建设的有100余项，其中仅保护技术类就有75项。根据不同时期我国档案工作大局和中心工作的要求，重点组织实施了“国家重点档案抢救修复科学化管理策略研究”、“北川地震受损档案抢救关键技术研究与应用”、“电子文件异质异地备份策略研究”、“数字档案长期保存功能需求及实现方式研究”、“电子文件长期保存技术方法研究”等重大项目，其中不少得到了国家档案局优秀科技成果奖励。这些课题项目的研究，为各级档案部门制定有关政策提供了策略选择和智力支持，为解决档案安全保管保护问题提供了有效方法和具体手段。陕西省档案保护科学研究所等单位完成的“胡锦涛总书记在陕视察粉笔题词字迹保护”研究项目得到了令计划同志的充分肯定，称赞这项工作“做得很好”。
　　我国档案安全工作近年来取得的显著成绩，是广大档案工作者共同努力的结果。从这些年档案安全保障工作的具体实践中，我们可以得到一些有益的启示，这就是：1.必须始终坚持把档案安全视作档案工作的生命线，把档案安全工作放在档案工作的首位，奠定档案事业安全、协调、可持续发展的坚实基础；2.必须始终坚持“以防为主、防治结合”的基本原则，一手抓安全防范，一手抓受损档案抢救和保护，努力避免和减少各种外来因素对档案安全的不利影响；3.必须始终坚持把档案信息安全与档案实体安全放在同等重要位置，通过各种有效措施保证档案信息安全，确保数字档案和电子文件内容真实、长久可读和有效利用；4.必须始终坚持把安全督查与制度建设相结合，提高规范化管理水平，切实强化执行力，努力把各种可能的安全隐患消灭在萌芽状态；5.必须始终坚持发挥科技创新的先导作用，不断为档案实体安全和信息安全提供坚强的技术保障。
　　但是，我们也应清醒地看到，与党和人民对我们的新要求相比，与档案事业发展面临的新形势需要相比，我国的档案安全保障能力仍需进一步提高，档案安全在各个方面有待进一步增强，因此，我们必须进一步从思想教育、制度建设、内部管理、设施建设、原件保护、信息保护、技术应用等各个方面，全面建立确保档案安全保密的档案安全体系。前几年，我们在贯彻落实科学发展观的过程中，已经提出了建立覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系。今天，同这两个体系建设相呼应，我们还应该建立确保档案安全保密的档案安全体系。我们应该从档案事业发展战略的高度来及时提出这个任务，并动员全国各级档案部门和广大档案工作者，上下一心，共同努力，积极完成这一任务。

　　二、为什么要建立档案安全体系

　　（一）是落实中央领导同志档案安全保护工作一系列重要指示的需要。

　　近几年来，中央领导同志对档案安全保密工作十分重视，作出了一系列重要指示。中共中央政治局常委、国务院总理温家宝在2007年3月所作的政府工作报告中，专门要求搞好档案保护。2008年7月，温总理又就电子文件的安全问题作出重要批示。中共中央书记处书记、中央办公厅主任令计划自分管档案工作以来，十分重视档案安全工作，多次就档案安全保密等问题作出重要批示或发表重要讲话，进行精心指导，提出明确要求。落实中央领导同志的一系列重要指示，需要全面地提高档案安全工作的地位与层次，全方位地做好档案安全保密工作，从各个方面建立确保档案安全保密的档案安全体系。

　　 （二）是防止国内外敌对势力窃取我国核心档案信息资源的需要。

　　 冷战结束后，非传统领域的国家安全问题日益凸显。其中，信息资源是各国特别关注和必然争夺的战略性资源之一。信息安全问题正成为严重影响我国国家安全的非传统安全隐患之一。国际国内有不少案例都反映出，敌对势力正越来越多地通过各种途径、采用各种手段非法获取我国档案信息特别是新型电子档案信息，这是新形势下档案安全工作必须迫切应对的严峻挑战。我们必须从各个方面构建起确保档案安全保密的“防火墙”。

　　 （三）是预防和减轻自然灾害、人为灾害对档案造成损失的需要。

　　地震、水灾、火灾等自然灾害以及战争、恐怖袭击、群体性社会事件等人为灾害时有发生。它们的发生都具有不可预知性和不可抗拒性，对档案造成的破坏也时有发生，有的甚至是毁灭性的。美国“9·11”恐怖袭击事件、美国伊拉克战争等都曾造成大量档案毁灭。德国科隆的地铁造成科隆档案馆的垮塌。2008年5月我国发生的汶川大地震，对当地及周边地区档案馆建筑造成了巨大破坏，对档案造成了严重损毁。最近青海玉树发生的地震，距离汶川地震还不到两年的时间，再次给档案防灾减灾工作敲响了警钟。还有拉萨严重暴乱、贵州瓮安事件、甘肃陇南事件等社会事件中，也有档案受到损毁。全面提高档案部门的安全保障能力，抵御各种灾害侵袭，是当前各级档案部门不可回避的一项迫切任务。

　　 （四）是解决公共档案信息服务与档案信息安全之间矛盾的需要。

　　公共档案信息服务的加快推进，特别是《政府信息公开条例》的实施，对档案信息开放提出了新的要求，档案信息安全矛盾也逐步暴露出来。一些地方在强调服务的过程中，对文件开放鉴定不够严格细致，导致有些不该公开的文件公之于众，不该上网的信息在网上流传，严重损害了国家利益和当事人的相关权益。只有建立好档案安全体系，才能很好地解决信息公开与信息安全的矛盾，使档案信息安全地被利用。

　　  （五）是应对新技术条件下数字档案信息安全挑战的需要。

　　信息技术的飞速发展，电子文件的大量产生，给档案工作带来了新的工作内容，同时也给非传统载体档案信息安全带来了新的难题。确保电子文件的齐全完整、真实有效，让今天的电子文件在几十年、几百年后还能被人读取利用，是一个需要特别注意的重大问题和特别需要解决的根本问题。不建设好档案安全体系，今天的电子文件和数字档案在若干年后将无法读取，信息空白的惨剧将无法避免。

　　（六）是消除档案部门各种安全隐患的需要。

　　从2008年和2009年连续两年我局对省级档案馆的安全督查情况以及我们了解的近几年各地档案安全事故看，许多档案馆、档案室还存在大大小小、这方面或那方面的安全漏洞，例如：有的档案原件在利用中被利用者窃取，造成档案遗失，或者被放乱搞错，造成档案下落不明；有的档案长期被管理者借出库房，放在自己的办公室，脱离管理和监督；有的档案虽然有了各种复制件，但仍以原件提供利用，加剧档案损坏；有的档案已经破损，但未得到及时修复；有的库房漏水或生虫、发霉，对档案安全造成威胁；有的档案人员私自有偿向国外研究人员提供档案数据；有的对电子文件既无备份，也无过硬的保护、保密措施；有的工作人员粗心大意，疏忽马虎，安全意识不强，极不利于档案安全；有的管理不善，监管不力，档案安全漏洞很多。只有建立起完善的档案安全体系，才能堵塞各种安全漏洞，消除各种安全隐患，确保档案安全。
　　三、我国档案安全体系建设的主要任务

　　（一）提高思想认识，为档案安全构筑坚固的思想防线。

　　在影响档案安全的各种因素中，人是决定性的因素。档案安全的最大保障是人的认真，档案安全的最大危险是人的疏忽。许多档案安全事故的发生，就源自于人的认识不到位、思想不重视，疏于防范；许多自然灾害中档案损失的大小，完全取决于人们是否重视档案安全并采取了有效防范与抢救措施。所以，档案安全体系建设的首要任务在于加强人的安全思想建设，提高人们特别是档案人的安全意识，把安全第一当作档案事业的一项重要战略，把档案安全上升到战略的高度来认识，为档案安全构筑起坚固的思想防线。
　　一要树立“档案安全事关党和国家根本利益”的思想。档案是我们党和国家的可靠凭证和珍贵资源，是各个单位和广大人民群众维护自己合法权益的有效依据，档案安全事关党和国家及人民群众的根本利益。如果档案发生丢失或泄密等安全问题，就会损害我们党、我们国家、我国广大人民群众的合法权益和根本利益。从国内外的历史和现实情况看，档案安全无小事。有的引起一些人的权益受损害，有的引起执政党和政府威信的下降，有的造成经济损失，有的引发群体性事件，有的导致社会动乱以及政府下台。我们一定要引以为戒，千万不要以为档案丢失或泄密，只关系到档案工作，而要看到，档案安全事关重大，事关全局，事关党和国家的根本利益。不仅档案部门要重视，全党、全国、各行各业都要重视。
　　二要树立“安全第一”的思想。档案安全，始终是档案工作的生命线和底线，是档案部门的基本任务和第一要务。确保档案安全，是党和人民对档案工作者的基本要求，是档案工作者的基本职责和天大责任。对档案部门、档案工作者来说，安全永远第一，安全重于泰山，安全高于一切；确保档案安全是本职、是天职、是称职，不抓档案安全是失职、是渎职、是不尽责，抓不好档案安全是不称职，要负全责，要免职、撤职。
　　三要树立“安全问题无所不在”的思想。历史和现实的经验告诉我们：火灾、水灾、震灾、害虫、霉菌、灰尘、紫外线、有毒有害气体等自然因素的影响，计算机病毒、技术故障、载体寿命等技术因素的影响，战争、群体事件、人为攻击、人为窃取、大意疏忽等人为因素的影响，无时无刻不在影响档案的安全，无时无刻不对档案安全构成威胁，无时无刻不需要我们去预防、去阻止、去保护。什么时候忽视、放松了档案安全，什么时候就存在发生档案安全事故的可能。所以，一定要时刻绷紧档案安全这根弦，时刻诵念档案安全这本经，时刻抓好档案安全这件事。
　　 四要树立“安全问题人人有责”的思想。档案工作中，安全保密问题涉及方方面面，非常广泛，几乎同从事档案工作的每个人都有关。直接接触档案的人员固然有责，不直接接触档案的人员也不是无责。比如：值班看门的不尽责，会让无关人员接触档案，增加安全隐患；管电、管水的不尽责，会发生电线起火、水管跑水等事故，直接损毁档案；使用电脑的不尽责，会造成电子文件信息丢失或失密；制定业务政策的不尽责，会造成档案因指导失误而该归档的不归档、不该销毁的被销毁，从而使档案大面积受损。因此，要全员开展档案安全教育和培训，提高每个人的档案安全意识和技能，使每位档案工作者和每个档案工作岗位都成为保护档案安全的一根桩或一道墙，而不是成为妨害档案安全的一个引信或一个漏洞。

　　（二）加强安全管理，为档案安全提供健全的制度保障。

　　一要完善并执行档案安全法规。各级档案部门，在档案法、档案法实施办法、档案管理条例等法律法规的修改中，要增加档案安全保密方面的内容，使档案安全在档案法律法规中不缺位、有地位。要制定有关档案安全的专门规章和具体制度。要在档案安全法律法规、规章制度中明确对违反者处罚的具体规定，并加大对违反者处罚的力度，也就是说要有硬规定、硬办法，在档案安全问题上实行“一票否决制”，或者设立“高压线”，从而使档案安全法规制度具有威慑力、震撼力、约束力，真正起到作用、发挥实效。特别是要加大对法规制度执行情况的督促检查，切实对违反档案安全法规制度的人和事进行查处。对执行中的漏洞，查出一个，堵上一个；对查出的问题，发现一起，查处一起。从而使档案安全法规制度不仅在纸上完整制定，也在实际中完整执行，能够真正发挥实效。
　　二要完善并采用档案安全技术标准。在档案标准体系中，要把档案安全列入重要位置。对重要或急需的档案安全技术标准，要组织全国有关专家，举全国档案界之力，集体攻关，集中制定，及时发布。对那些已被实际工作证明效果好的、适于采用的技术标准，各级档案部门要积极采用，以使档案安全统一化、标准化、规范化。
　　三要积极制定并贯彻执行档案安全业务指南。有些暂时还不能制定为法规或技术标准的档案安全措施，可以先制定为业务指南，供档案部门作为参考和借鉴。汶川地震后，国家档案局组织编写、发布了《档案馆防治灾害工作指南》，这是指导我国各级档案部门开展防灾减灾工作的重要参考材料，是档案工作者参加防灾、抗灾、救灾教育培训，提高档案人员安全能力的重要教材。我们这次会议把这个指南的宣传贯彻也作为内容之一，目的是要进一步唤起广大档案工作者对防灾减灾工作的高度关注，增强大家的防灾减灾意识，提高大家的防灾减灾能力，希望大家今后加大对这个指南的学习宣传与贯彻执行。今后还要组织力量制定其他如档案抢救和保护、电子文件保存、档案保密等方面的档案安全业务指南，以进一步推动档案安全知识和技能的普及。
　　四要加强内部管理。要层层落实档案安全责任制，层层签订档案安全保密承诺书。要采取各种奖惩办法，把相关人员在档案安全保密方面的表现同他的个人利益挂钩。要采取各种切实可行的办法，确保各个工作环节中档案的安全保密。要建立档案安全保密记录，使档案安全事故发生后可以进行追溯性检查甚至追回档案。

　　（三）加强基础设施建设，为档案安全提供更好条件。

　　一要加强馆库建设。档案库房是档案的巢或家。“覆巢之下，岂有完卵”。因此，要想确保档案安全，必先建好档案馆库，为档案建造一个安全的巢、坚固的家。历史的经验告诉我们，好的档案馆库可以在灾害发生时最大限度地保护档案安全，减少档案损失。要严格按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》，加强档案馆和档案库房建设。要争取把档案馆库建设纳入政府或部门的建设规划。档案馆库建设要充分考虑防震、防火、防水、防山体滑坡、防污染等环境因素，不要建在地震带或地质断裂带上，不要建在火源多的地方，不要建在低洼处，不要建在山脚下，不要建在污染源附近。要尽量采用防火、防水、无污染的建筑材料。要在设计上尽量减少强光、尘土、高温高湿、有害气体等对档案的危害，并充分考虑档案的现有数量和未来增长量，留足库房空间。要尽快消灭“无库馆、室”或“危房馆、室”，积极建设面积达标、能够确保档案安全的档案库房，建好保障档案安全的外围屏障。
　　二要加强安全设施建设。所有档案库房有条件的都要安装自动报警、自动灭火设施，没有条件的至少要配备灭火器等，以便万一发生火灾时及时扑灭。温湿度不利于档案安全的地区的档案库房，要安装温湿度调控设施，以保证库房温湿度保持在不损害档案安全的范围内。存放音像档案、电子档案等特殊载体档案的库房，更要安装特殊的温湿度调控和防磁等设施。涉密计算机房等还要有信息屏蔽设施。对所有涉及档案原件的场所，都要安装监控设施，以加强对档案原件的监控。凡应用电子文件的档案馆、室，要安装经过检测的档案信息系统，以确保电子信息在传输、存储中的安全。涉密档案的扫描、存储、复印、传真、缩微等设备，要经过安全检测，以防档案信息被窃取。使用档案装具也要以有利于档案安全为第一原则，而不是以节省空间、节约成本或美观好看为第一原则。实践证明，档案多节柜是最有利于档案安全的装具，应恢复并扩大使用。
　　三要采用先进的技术防范手段。先进的安全防范技术可以弥补馆库建设、基础设施建设等方面的先天不足，弥补人们在安全保密方面的懈怠疏失，可以为档案安全加一道“技术保险”，从而进一步提高档案安全系数。各级档案部门要积极采用各种先进的安全防范技术手段，如指纹识别、虹膜识别、脸部识别、红外报警、磁条防盗、条码管理、水印防伪、电子文件封装、信息防火墙等，以确保档案安全保密。

 　　 （四）大力保护档案原件，确保档案原件安全。

　　一要尽量尽快封存原件。档案原件在管理、利用过程中极易受损，因此要对档案原件实施特殊保护，进行封存管理。县以上各级档案馆凡是已有缩微、复印、数字化扫描等复制件的档案原件，要封装保存，除核对原件、抽查虫霉等特殊情况外，一般不再开封，以最大限度地延长档案寿命，确保它们的安全。对还没有各种复制件的档案原件，要尽快运用数字化扫描、缩微等手段加以复制，以尽快封存原件。凡有复制件的档案，无论是馆内利用，还是馆外利用，一律以复制件代替原件利用。封存原件，最好用无酸又阻燃的纸箱，或用档案多节柜，加以密封保存。密封保存，对档案是一种特殊的保护措施，平时可以防盗、防尘、防潮、防光、防鼠等，遇到紧急情况时又便于转移；即使遇到地震，密封箱柜也能起到保护档案的作用。这一措施，对纸质档案原件的保护作用很大，县以上各级档案馆要普遍重视，积极采取，迅速行动，以对纸质档案原件加强保护。要先行试点，待试点取得经验后再大面积铺开。要精心选取封装材料，精心设计封装物的外部尺寸，并要使之便于搬运，以最大限度地节省空间，并与现有装具匹配，同时便于在紧急情况下转移搬运。
　　二要及时对档案进行抢救修复。对已破损的档案要及时修复，防止进一步恶化；对易碎、易裂的档案要及时加固，以防破损；对已褪色褪变的档案要迅速进行抢救性恢复，恢复后并及时复制，以保存档案信息；对易褪色或字迹扩散的档案，要及时采取措施加以预防。对产生霉变的档案，要及时除霉去污。对需要倒带的胶片、磁带档案，要定期倒带，以防粘连。
　　三要加速开展纸质档案数字化工作。纸质档案数字化后，就可用数字化产品代替原件提供利用，从而起到不动原件、保护原件的作用。所以，档案数字化不仅方便了档案利用，而且保护了档案原件，应该加快步伐搞。要把纸质档案数字化作为一项档案安全工程和档案方便利用工程，作为档案信息化和档案管理现代化工程，作为档案馆(室)的一种方向性工作、必搞性工作、基础性工作来看待，下力量搞，加快档案数字化进程。特别要优先对利用率高的档案进行数字化。数字化应以全宗为单位普遍进行，而不宜在一个全宗内只挑选部分进行，否则起不到替代原件利用的作用。

 　　 （五）认真管好电子文件，确保电子文件安全。

　　电子文件是一种正在大量产生的新型载体档案。它有着信息易被远程控制与改动、信息易于消失、必须利用相应设备才能读取等先天性致命弱点，我们必须站在对历史负责的高度，严格按照《电子文件管理办法》的各项要求，认真管好电子文件，确保电子文件安全。
　　一要明确归档范围。凡作为纸质文件内容应该归档的电子文件，都应该归档保存，并纳入档案管理范围。与归档纸质文件内容相应或相关的视频、音频文件，以及业务数据库、公务电子邮件、政府网站内容等也应该归档保存，以便我国党政机关、企事业单位的电子信息更全面地得到保存。
　　二要统一技术应用标准。应用标准不统一，将给电子文件的集中管理、广泛使用、长期保存等带来极大困难。目前，在中央办公厅牵头领导下，国家档案局正同有关部门一起研制电子文件的有关技术标准。对这项工作，我们将集中全国档案界之智，运用各方面之力，尽力推动有关技术标准的早日出台和统一应用。在统一技术标准出台之前，各地要尽量使用兼容性强、适应范围广的硬件和软件，以利于将来本地区电子文件同全国统一标准的接轨使用。
　　三要建立本地区电子文件中心。各级国家档案馆要积极建立本地区的电子文件中心，通过在线接收、离线接收等方式，对本馆接收档案范围的各单位的电子文件，进行集中保存、集中备份等。已建立的地方要总结经验，进一步做好电子文件保管、保护、保密、迁移、备份、提供利用等各方面工作；没有建立的地方要到建得好的地方去取经学习，借鉴他们的成功经验，应用他们的成熟技术，吸取他们的教训，在更高起点上建好自己的电子文件中心。
　　四要严格对电子文件进行安全备份。凡未向电子文件中心移交电子文件的单位，要将本单位所有电子文件在异地备份一套，其中划入永久保存的，还要转换成纸质或缩微胶卷，实行异质备份，以确保电子文件安全。已建立电子文件中心的，由电子文件中心统一进行电子文件的异地异质备份。原则上，无论是档案馆，还是档案室，所有应归档保存的电子文件都应至少有一套异地备份，所有划入永久保存的重要电子文件，都要尽快转换成纸质或缩微胶卷保存。
　　电子文件由于其具有天生的难以克服的脆弱性，国内外过去都已经发生过不少电子文件或则信息已悄然丢失、或则信息现在无法读取的悲剧，我们必须引以为戒，避免再重蹈前人覆辙。而异地备份特别是异质备份目前是确保电子文件信息绝对安全的最根本措施，各级档案部门必须站在对历史负责的高度和对本职工作负责的高度，来充分重视这项工作，积极开展这项工作，否则，不少重要的电子文件就可能在我们手上丢失，或因我们的失误而永远消失，从而给国家利益、人民利益造成重大损失，给历史留下不可弥补的遗憾。
　　五要加强对电子文件信息系统和载体的安全检测。要按照国家规定的信息安全分级、等级标准建立电子文件的信息系统和安全防护体系，加强网络安全管理，执行各项严格的安全管理制度，保障设备和软件安全可用、信息不会被轻易篡改或窃取。要加强对内部系统、内部使用的涉密计算机及涉密载体的安全保密措施，严防文件在内部传输过程中被窃密。要对电子文件的存储介质进行检验和认证，确保存储介质长期可用。
　　六要大力开展电子文件的安全保护技术研究。电子文件保真技术、保密技术、长期可读技术，对电子文件的安全管理至关重要。各级档案部门要积极同有关单位合作，大力研究这三个重点领域的电子文件安全保护技术。这些技术的任何突破或进展，都将对电子文件的安全更为有利，都会对我国档案界和国际档案界作出可贵的贡献。我们应该在这方面进行科研攻关，争取实现新的突破和重大进展。

　　 (六)切实搞好安全备份，确保万一情况下的档案安全。

　　历史和现实告诉我们，毁灭性自然灾害和人为灾害不可避免，随时都可能发生，从而对档案造成毁灭性损失。为了确保各种毁灭性灾害发生时档案不受到毁灭性损失，我们必须对档案实行安全备份。
　　一要切实开展档案备份工作。县以上各级档案馆不但对电子文件要进行全面备份，对其它档案也要按其重要程度，循序渐进地进行全面备份。有多套纸质档案的，要用多套纸质档案备份；只有一套纸质档案的，要制作成缩微胶卷或数字光盘。此外，照片、录音、录像等档案，也要积极通过复制、转换为数字光盘等手段，进行备份。
　　二要实行异地存放。现在不少单位，档案有复制的或多套的，都放在同一个库房中或同一座大楼里，没有异地存放，这就达不到安全备份的目的。档案安全备份，既是要防止火灾、虫灾、盗窃、温湿度损害等较小范围破坏对档案的损害，更主要的还要防止地震、洪水、战争、群体性事件等较大范围破坏对档案的损害。因此，最好实行远距离、跨区域的异地存放。按照国家档案局的要求，全国副省级市以上国家档案馆现在已经全部互结对子，互为对方提供档案异地备份库。凡已建立异地备份库的，要迅速把本单位的重份档案或已复制档案至少一套，送往异地库存放备份，以确保本单位在发生万一情况使档案遭到毁灭性损失时，用备份档案来避免或弥补档案损失。
　　三要落实备份制度。要建立健全并进一步扩大实行馆际之间互为备份制度，地市级档案馆也要参照副省级市以上档案馆的做法，互结备份对子，互为对方提供异地备份库。各省级档案局要制定本行政区内地市级档案馆异地备份的具体方案，并督促推进实施。备份馆双方应就权利与义务、备份复制件交接、保管条件、安全管理等事宜充分沟通协商，签订协议。要制定完善的备份策略，对备份范围、备份技术、备份介质、备份方式等作出明确规定。要抓紧进行档案备份复制件制作，无论采取何种备份介质和备份方式，都要在备份过程中严格执行安全管理，确保档案原件及复制件安全。要认真做好档案备份交接工作，确保档案实体及档案信息的安全。要加强备份复制件或备份数据维护，确保备份档案或数据安全。

　　 (七)建立档案开放利用审核机制，确保档案信息安全。

　　一要对拟开放档案进行审核和审批。凡按规定必须实行档案开放的单位，要严格按照有关规定，组织专人，对拟开放档案进行逐页审核，提出开放意见并报有关部门审批。未经开放审核、审批的档案，一律不得对外开放，严防有损国家安全和国家利益以及公民权益的不宜公开档案被公开利用。凡未开放的档案，要按规定进行审核和提供。
　　二要对拟在网上公开的信息进行审核和审批。要严格对上网文件、档案进行审查，严防把应保密的文件、档案上传到非涉密网络上。凡拟在网上公开的已开放档案、政府公开信息及其他信息，各单位也要严格按照规定进行认真的审核、审批，决不能把各种不应上网公开的信息拿到网上发布，以免造成各种不良社会影响，确保档案信息安全。凡以其他形式公开的档案，也要经过审核、审批，层层把关，严防把不宜公开的档案误公开。

　　四、建设档案安全体系的几点要求

　　（一）加强领导，统筹协调。

　　各级档案部门要高度重视档案安全工作，成立专门的领导小组，把档案安全工作真正摆上议事日程，明确领导责任。一把手要对档案安全负总责、负全责，一级抓一级，层层抓落实，形成集中统一、上下衔接的档案安全工作领导体系。要加强档案安全工作的日常管理，建立全员参与、群防群治的工作环境，逐步形成人人抓安全、事事重安全、时时保安全的良好局面。

　　（二）制定预案，做好演练。

　　要按照《档案工作突发事件应急管理办法》和《档案馆防治灾害工作指南》等要求，建立应对自然灾害及其他突发事件的防范和应急处置机制，制定相关工作预案；要设立档案安全应急处置协调小组，保证突发事件应急处置工作的有效进行，最大限度地预防和减少突发事件对档案造成的危害；要按照应急预案要求，经常开展演练，提高应急处置执行能力。各级档案部门还要积极争取参加本级政府的灾害和突发事件应急领导机构，并在灾害或突发事件发生后要求及时抢救档案。

　　（三）扩大宣传，加强培训。

　　要加大对档案安全的宣传教育力度，通过办讲座、举行报告会、搞知识竞赛、办展览或看展览、看录像等形式，普及档案安全知识，提高档案安全意识。要经常开展档案安全培训，通过办培训班、搞演练等形式，对有关人员进行全员培训，提高档案安全技能和水平，培养造就一支责任意识强、技术水平高、业务素质好，能确保各环节档案安全保密的专业队伍，为档案安全提供人才支撑。

　　（四）加强科研，提供支撑。

　　要研究制定档案安全相关科研规划，加强档案安全相关标准规范的研究制定，结合工作实际，针对防灾减灾、数字档案信息安全保障、档案抢救修复技术方法、电子文件真实性保证和长久保存方法等关键理论和技术方法进行研究攻关，不断提高档案安全的理论支撑和技术保障能力。要采取有效措施推进档案安全相关新技术、新设备、新方法的推广应用，促进档案安全保障能力的快速提升。

　　（五）开展督查，狠抓落实。

　　各级档案部门要狠抓落实，强化档案安全各项规章制度的执行。因为再好的制度，再严密的规定都不会自动实施。没有执行力的制度无异于掩耳盗铃，不可能有好的效果。目前部分单位存在重口头或纸头而轻落实、轻执行的现象，相关制度在具体执行过程中标准降低、随意性增大，使制度流于形式，不能发挥监管作用。安全督促检查工作是落实档案安全工作的重要手段。国家档案局将继续每年对省级和副省级市档案馆以及中央国家机关、中央企业档案部门进行安全保密专项督查，各级档案行政管理部门也要对本地区档案馆和机关、企事业单位档案部门进行安全保密检查，发现隐患的，及时下达整改通知并限期改正；发生安全责任事故的，要严肃处理，依法追究责任人和相关领导的责任。各级国家档案馆和档案室要对档案安全保密进行专项自查，检查各项规章制度是否健全，是否得到严格执行；检查各个工作环节、各个工作部位是否存在安全漏洞和安全隐患；检查各种安全设施是否齐全有效等等。通过检查，落实整改措施，强化内部管理，及时排除各种安全保密隐患，把档案安全保密落到实处。
　　同志们，档案是党和国家的宝贵财富，档案工作者肩负着记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要责任。我们要深入贯彻落实科学发展观，大力弘扬伟大的抗震救灾精神，全面提升档案安全的地位和保障能力，努力构筑档案工作安全和谐的发展环境，全面建立能确保档案安全保密的档案安全体系，保障档案事业全面、协调、持续发展！