在全球信息化进程越来越快的今天，信息技术日新月异向前发展，网络技术的普及,作为一种信息服务,也给档案工作开辟了一个新天地。目前，长江沿线的海事局已实现计算机辅助管理档案，但是，运用计算机查阅档案仅仅局限在档案室，只有档案员才能直接查阅档案。如果每一个工作人员都能随时上网查阅档案，就极大地提高了工作效率。长江海事局的年度工作会上就提出要在全局实现信息化，实现网上查阅档案，使我们的工作变得更快捷、更方便。
一、档案网络化的意义
档案是国家机关、社会组织、企事业单位以及个人在社会实践活动中形成的具有保存价值的历史记录。传统的档案管理对象是以纸质载体形式为主的档案。需要档案时，利用者必须到档案室登记后才能借阅档案。如果借阅者逾期不还，档案员还必须催还；如果归还的档案有损伤，档案员必须进行修复。如果能在网上查阅档案，以上麻烦就没有了。传统的档案查阅随着办公自动化及信息技术的发展演变为“机读档案”——存储于计算机中的集图、文、声、像于一体的多媒体档案信息。一旦需要档案，利用者可以在自己办公桌上的计算机里查阅这些信息，我们以利用者为中心设立多途径的检索系统，并且将扫描的文件及电子文件直接与局域网系统挂接，利用者不仅可以查阅所需的信息，还可以下载原件，不必再到档案室查阅，节省了利用者的时间。
利用网络传输档案信息具有纸质档案不可比拟的优点，网络传输速度快、档案传输不再受地理和人力的限制。在网络传输方式中，根据传输区域的大小，可分为局域传输和远程传输。局域传输主要应用于单位内部。利用网上查阅档案，还可以异地查询，通过电子邮件的方式，只需几秒钟到几分钟的时间就可将档案信息传到外地，极大地节约了人力、物力。
这就意味着，档案的实体管理与内容信息的管理在使用上将趋向分离。档案的内容信息将主要通过电子计算机等技术让利用者快速地查阅，而档案的实体将会从日常的使用中彻底脱身，并被作为最原始的也是最终的凭证精心保存，这就减少了档案员修复档案的工作。网上查阅档案信息，也节约了档案员的时间，减少了档案员不必要的劳动耗费，从而使档案员有更多的时间进行档案编研工作，提高档案的利用。例如：海事局有海事档案，我们可以对每一年的海事档案进行分析研究，从中找出多发事故的水域、所发事故的季节等等，然后制定出相应的措施来减少或避免海事事故的发生，从而减少人民生命财产的损失。
所以，实行网上查阅档案在海事工作中有着重要意义。
随着现代化设备在档案部门的广泛应用，档案利用与服务方式发生了变化。用户可以利用自己桌上的计算机进行自我服务，档案部门为用户服务的重点将从档案“物的传递”转变为“信息的传递”。
二、档案网络化管理应注意的问题
1.建立和执行科学的归档制度。归档时应对电子文件进行全面、认真的检查，在内容方面检查归档的电子文件是否齐全完整，真实可靠；相应的机读目录、伺服软件、其它说明是否一同归档；归档的电子文件是否最终稿本，电子文件与相应的纸质或其它载体文件的内容及相关说明是否一致，软件产品的源程序与文本是否一致等。在技术方面应检查归档电子文件载体的物理状态，有无病毒，读出信息的准确性等。
2.抓好数据库建设。数据库最基本的信息单元是每条档案信息的著录项目，也是进行检索的一条途径。所以在进行档案前处理时，所提示的档案信息须有一定的广度和深度以确保系统存储的档案信息内容丰富，有较强的网络性。我们在设置字段类型时，注意从利用者的角度来考虑，本着方便利用者查询，又能满足自身工作需要的原则。
3.注意数据库结构的设计。数据库结构的设计并不是简单地将单机数据库向网络中移动。单机数据库中不合理的地方要加以改进，不足的地方要予以补充。
4.用户的身份验证。为了防止无关人员进入计算机的档案系统，可以设置对用户的身份验证。最常用的方法是给每个合法用户一个由数字、字母或特定符号组成的“密码”代表用户身份。当用户要进入系统时，先输入“密码”，计算机自动将这个“密码”与存储在机器中的有关该用户的其他资料进行比较验证，如果验明为合法用户，就可接受他进入系统。如果验证不合格，该用户将被拒之门外。
5.网上档案的防改写措施。为了防止随意改写网上档案，可以在软件中将文件设置为“只读”状态，在这种状态下，用户只能从计算机上读取档案信息，而不能对其做任何修改。在计算机外存储器中，只读光盘（CD—ROM）只能供使用者读出信息而不能追加或擦除信息，一次写入式光盘（WORM）可供使用者一次写入多次读出，可以追加记录但不能擦除原来的信息。这种不可逆式记录介质可以有效地防止用户更改档案的内容，保证档案的原始性和真实性。
上述技术措施对于保证网上档案的安全、防范对网上档案的非法访问和随意改动，都具有很好的效果。随着这些技术的成熟、普及和新技术的出现，网上档案的原始性和真实性可以得到更为有效的保障。
总之，网络技术把我们的档案工作带进一个绚丽的网上世界。方便、快捷的网上查询方式改变了我们以往的档案管理模式。网上查阅档案是一种必然趋势，它极大地提高了工作效率，大大地缩短了档案信息流动时间，促进档案工作向更高的目标发展。 （作者单位：长江海事局） |
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